Questions juridiques.
Quelle que soit l'interface de dépôt utilisée, tous vos dépôts sont dans HAL : vous pouvez effectuer vos dépôts via l'interface de HAL. D'autres interfaces sont aussi à votre disposition :
Enfin, un seul dépôt peut être visible dans plusieurs portails en fonction des métadonnées renseignées (discipline, type de document, affiliation des auteurs, etc). Par exemple, une thèse en histoire soutenue à l'Université Lyon 3 déposée via l'interface de HAL sera visible dans HAL-thèses, dans HAL-SHS et dans le portail de l'université.
Ensuite: - soit vous remplisez manuellement les métadonnées obligatoires (à minima) : consulter la section Métadonnées obligatoires ou la section Compléter les métadonnées - soit le système réalise une extraction automatique des métadonnées et vous pouvez ensuite les vérifier avant de valider le dépôt : consulter la section Récupération automatique de métadonnées
Afin de simplifier la saisie des métadonnées lors du dépôt d'une publication, HAL propose de récupérer automatiquement les métadonnées associées à la publication déposée et de compléter le formulaire de dépôt selon deux méthodes :
à partir du fichier PDF (service d'extraction Grobid - GeneRation Of BIbliographic Data) ;
à partir du DOI si il est mentionné dans le fichier ou si vous l'avez ajouté dans le formulaire de dépôt : section Métadonnées / extraction automatique.
Info
L'extraction automatique de métadonnées par l'ajout du DOI dans la section Métadonnées / extraction automatique du formulaire de dépôt fonctionne pour les dépôts avec et sans fichier.
Un DOI (digital object identifier) est un mécanisme d'identification de ressources stable, qui peuvent être des ressources numériques, comme un film, un rapport, des articles scientifiques, ainsi que des personnes ou tout autre type d'objet. Il est opéré par la DOI Foundation.
Le but des DOI est de faciliter la gestion numérique à long terme de toute ressource en associant des métadonnées à l'identifiant de la ressource à gérer. Les métadonnées peuvent évoluer au cours du temps, mais l'identifiant reste invariant.
De plus en plus d'éditeurs proposent l'attribution de DOI aux publications qu'ils éditent afin de faciliter et de garantir leur identification et la bonne dissémination des métadonnées qui les décrivent.
Un DOI est un numéro unique composé d'un préfixe et d'un suffixe séparés par une barre oblique.
Exemple : 10.1000/182.
Il peut être résolu à l'aide du serveur proxy de la DOI foundation en l'affichant sous la forme d'un lien : https://doi.org/10.1000/182.
À la fin de la procédure de récupération, certaines métadonnées du formulaire de dépôt peuvent être remplies automatiquement :
Tips
Vous pouvez vérifier les informations et les modifier si besoin.
Info
Le système récupère les métadonnées qui sont associées au DOI dans les bases Crossref et Datacite .
Nous ne pouvons pas savoir à priori quelle agence (Crossref ou Datacite) a attribué le DOI présent dans le fichier déposé ou dans le champ Extraction automatique du formulaire de dépôt.
Info
La base Crossref est interrogée en priorité car elle est plus pertinente pour les publications. Le taux de réussite de l'extraction automatique des métadonnées est donc plus élevé.
Nous appliquons la méthode suivante pour récupérer les métadonnées :
Pourquoi aucune métadonnée n'est récupérée à partir du DOI ?
Deux possibilités :
Note
Le service d'extraction automatique ne fonctionne pas sur les fichiers numérisés (scan d'une page).
Sources :
Certaines métadonnées sont obligatoires : ce sont celles qui permettent de construire la citation.
Les champs obligatoires sont pourvus d'une astérisque bleue.
Capture d'écran du formulaire de dépôt : exemple de champs obligatoires pour un article dans une revue
Le tableau ci-dessous liste les métadonnées obligatoires pour qu'un dépôt soit complet.
Métadonnées | Note | |
Métadonnées obligatoires | Type de documentTitreDomaineLangue du documentAuteur(s) du documentAu moins 1 affiliation | Le domaine qui s’affiche automatiquement est celui que vous avez sélectionné dans votre profil (Mes préférences de dépôt) |
Métadonnées obligatoires spécifiques au type de document | Article : nom de la revue, date de publication | |
Communication dans un congrès : titre du congrès, Date début congrès, Ville, Pays | ||
Poster de conférence : titre de la conférence, titre du congrès, date de début du congrès, Ville, Pays | ||
Proceedings/Recueil des communications : titre du Recueil, date de publication | ||
N°spécial de revue/special issue : titre du numéro spécial, date de publication | ||
Ouvrage : date de publication | ||
Chapitre d’ouvrage : Titre de l’ouvrage, date de publication | Pour ajouter le ou les auteurs ayant coordonné/dirigé l’ouvrage, affichez la liste complète des métadonnées et utilisez le champ « éditeur scientifique » | |
Article de blog scientifique : Titre de l'article de blog, date de publication, nom du blog ou du carnet | ||
Notice d’encyclopédie ou de dictionnaire : titre de la notice, titre de l'ouvrage, date de publication | ||
Traduction : titre, référence bibliographique du document traduit, date de publication | ||
Brevet : date, n° de brevet, Pays | Notice seulement (il n’est pas possible d’ajouter un fichier) | |
Autre publication scientifique : description, date de publication | ||
Prepublication, document de travail : - | La date de publication sera automatiquement la date de dépôt. Si vous souhaitez ajouter une autre date, affichez la vue complète pour compléter la métadonnée « date de production/écriture » | |
Rapport : Type (rapport de recherche, etc.), institution | Les mémoires et rapports de stage ne sont pas acceptés dans HAL | |
Thèse : titre en anglais, date de soutenance, résumé (en français et en anglais), mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, directeur de thèse | ||
HDR : titre en anglais, date de soutenance, mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, Président du jury | Fichier obligatoire | |
Cours : date du cours, Pays, Niveau du cours | ||
Image : date de prise de vue, mots-clé, licence, type, pays | ||
Carte : date de création, licence, pays | ||
Vidéo, Son : date d’enregistrement, licence | ||
Logiciel : licence |
Cliquer sur les champs puis complétez les informations demandées.
Pour chaque type de document, il est possible de consulter la liste complète des métadonnées et celles qui sont obligatoires.
Pour qu'un dépôt soit valide il faut qu'au moins un auteur soit affilié. Vous pouvez saisir l'acronyme ou une partie de l'acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l'affiliation souhaitée.
Capture d'écran du formulaire de dépôt : affilier un auteur
Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.
Code couleur utilisé dans les référentiels auteurs de HAL :
Vert : valide. Sélectionnez de préférence un item valide. Pour une affiliation, l’entrée à été vérifiée, complétée et validée. Pour un auteur, l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même.
Jaune : fermée pour une structure. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt. Pour une structure, l'entrée a été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur.
Rouge : non vérifiée.
Si vous déposez vos publications, vous pouvez ajouter votre affiliation dans vos préférences de dépôts disponibles dans votre profil. Cette information sera ainsi systématiquement complétée à chaque dépôt.
Si le dépôt est complet, la citation est affichée. Cochez les conditions pour pouvoir enregistrer votre dépôt :
En déposant ce document, le contributeur (je) accorde la licence suivante à HAL :
À noter : HAL propose la pérennité des URLs des documents en garantissant que les URLs du type: hal.science/identifiant et hal.science/nom_du_fichier renverront toujours vers le document, quelles que soient les évolutions de HAL. La pérennité des urls contenant le nom du fichier (hal.science/nom_du_fichier) est toutefois soumise à la condition que celui-ci ne soit pas supprimé.
Si vous repérez des erreurs dans la citation, cliquez sur le titre de la section "Compléter les métadonnées du document " pour afficher les métadonnées puis faites vos modifications.
Chaque section (fichier, document, auteur) dispose d'une vue détaillée qui affiche des options ou une liste complète des métadonnées. Vous pouvez ainsi compléter votre dépôt (avant sa mise en ligne ou une fois qu'il est en ligne).
Vous pouvez choisir la vue détaillée par défaut en la sélectionnant dans vos préférences de dépôt disponibles dans votre profil.
Tous les dépôts avec fichier (texte intégral, annexe, image, carte, vidéo, son) sont validé manuellement avant leur mise en ligne par des équipes de valideurs technique.
Dans Mon espace/Mes dépôts, ils sont listés dans la rubrique Documents en attente de vérification : vous pouvez les consulter ou les supprimer mais pas les modifier. En fonction du nombre de dépôts à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours.