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Déposer une publication en texte intégral déjà référencée ailleurs : la suggestion de dépôt

Public concerné

Auteur déposant en mode connecté

Résumé

La suggestion de dépôt récupère automatiquement les informations de votre publication depuis d'autres plateformes (arXiv, etc.) :
- Le texte intégral est disponible en libre accès ? → HAL l'importe directement.
- Le texte intégral n’est pas disponible en libre accès ? → HAL pré-remplit les informations bibliographiques (titre, auteurs, …) et vous ajoutez simplement votre fichier PDF
Plus besoin de tout ressaisir manuellement !

URL d'accès : https://hal.science/suggest/index/

Pour être proposée par le Service de suggestion, une publication doit a minima être identifiée par un DOI.

Pour que le fichier de la publication soit proposé :
- La publication doit disposer d'une licence Creative Commons, présente dans ses métadonnées
- Le fichier doit être en libre accès

Bon à savoir :

Découvrir la Suggestion de dépôt

Découvrir en un clic l'Essentiel de la fonctionnalité pour l'import de fichiers!

Télécharger la fiche pratique :

Comment faire ?

Accéder au service Suggestion de dépôt

  1. SE CONNECTER à son compte HAL.
  2. CLIQUER sur le menu déroulant au niveau de vos initiales en haut de l'écran.
  3. SELECTIONNER "Suggestions de dépôt".

Menu déroulant

Une fois sur la page "Suggestions de dépôt", il est possible de :

  • GERER l’import des suggestions proposées, via les onglets Import automatique et Import de votre fichier
  • PARAMÉTRER le service en allant dans l'onglet "Configuration".

Gérer l'import des suggestions

A savoir

L’onglet Import automatique liste les publications disposant d’un DOI et donc le fichier est disponible sur la plateforme source, sous licence Creative Commons. L’onglet Import de votre fichier liste les publications disposant d’un DOI mais dont le fichier n’est pas accessible ou pas sous licence Creative Commons

Gérer l'import automatique

Action Signification Bonnes pratiques
(1) IDENTIFIER l'auteur des publications proposées S'assurer que le nom de l'auteur associé (souligné dans l'interface) à la publication est correct et correspond bien à vous. Comparer attentivement le nom affiché avec votre nom dans HAL pour éviter les erreurs d'attribution. Si ce n'est pas vous, supprimer la suggestion.
(2) ACCÉDER à la publication source grâce au DOI Se rendre sur la plateforme d'origine de la publication pour consulter les détails et vérifier l'exactitude des informations affichées. Consulter la version originale permet de s'assurer de l'exactitude des informations.
(3) NOTICE présente dans HAL : hal-id Ne s'affiche que si il existe un notice dans HAL de de la publication suggérée. Le fichier suggéré viendra compléter le dépôt HAL, aucune métadonnée ne sera modifiée.
(4) VOIR le fichier suggéré Ouvrir et examiner le fichier de la publication suggérée avant de procéder à l'import. Vérifier le contenu, le format et la qualité du fichier pour s'assurer qu'il correspond à vos attentes.
(5) IMPORTER le fichier suggéré La publication sera importée dans HAL. Soit un nouveau dépôt sera créé soit le fichier sera ajouté à la notice qui existe déjà.
(6) IMPORTER mon propre fichier Remplacer le fichier suggéré par votre propre version. Utiliser cette option si vous disposez d'une version plus récente ou plus complète du document.
(7) SUPPRIMER la suggestion La publication est retirée de la liste des suggestions et ne sera plus proposée. Ne supprimer une suggestion que si vous êtes certain qu'elle ne vous concerne pas ou si vous ne souhaitez pas l'importer.
(8) COMPLÉTER votre profil La publication ne correspond pas aux disciplines et affiliations renseignées dans votre profil

Gérer l’import sans fichier

L’onglet “Import de votre fichier” est identique, à l’exception du bouton “importer le fichier suggéré” qui n’est pas présent.

Attention

Il n'est pas possible d'importer seulement les informations à propos de la publication (métadonnées). Vous devez obligatoirement importer un fichier (et donc vous assurer que vous disposez du droit à le diffuser)

Paramétrer le service

A savoir

L’onglet Configuration permet de paramétrer les critères de recherche.

Configurer le service

L'écran est composé de trois parties :

Informations de mon profil

Description Actions/Ressources
Affiche les informations saisies dans "Mon profil".
L’affiliation et la discipline doivent être obligatoirement complétées : ces informations garantissent que l’import automatique pourra être réalisé même si les métadonnées récupérées ne les contiennent pas.
Pour ajouter un ORCID, il faut au préalable avoir créé et configuré son idHAL.
Compte et profil et Créer son idHAL

Critères de la suggestion

Les critères de collecte permettent d'affiner l'identification des publications trouvées. Au moins un critère doit être sélectionné. Plus vous activez de critères en choisissant “Oui”, plus la recherche sera restreinte : les suggestions devront correspondre à tous les critères sélectionnés.

En savoir plus sur les critères de suggestion

Notifications

Description Actions/Ressources
Permet d’activer/désactiver les notifications de nouvelles suggestions d’import. La mise à jour est mensuelle. L'adresse email est celle associée à votre compte HAL. Pour recevoir des alertes, SELECTIONNER oui.

Après toute modification, CLIQUER sur "Enregistrer" pour conserver les critères et relancer la recherche des publications.

Les résultats de la collecte sont listés dans l'onglet "Suggestions".

Foire aux questions

Que faire des publications suggérées ?

  1. VERIFIER si je suis bien l'auteur de la publication suggérée
  2. Si ce n'est pas le cas, CLIQUER sur "Supprimer la suggestion"
  3. Si c'est le cas, VERIFIER le fichier suggéré :

Cas 1 : le fichier est le bon

  1. CLIQUER sur "Importer le fichier suggéré"

Cas 2 : le fichier n'est pas le bon OU le fichier n'est pas proposé

  1. CLIQUER sur "Importer mon propre fichier"
  2. CHARGER le fichier
  3. CHOISIR une licence dans la liste proposée
  4. CLIQUER sur "Importer"

A retenir

  • Mon dépôt sera disponible après l’étape de validation technique.
  • Si une notice est déjà présente sur HAL, le fichier s’ajoute à cette dernière et aucune modification des métadonnées n’est effectuée.

Bonnes pratiques

  • Comme dans tout dépôt de fichier dans HAL, je vérifie que j’ai bien le droit de déposer la version de mon document (par exemple en ayant obtenu l’accord explicite de mon éditeur si je souhaite déposer la version publiée de mon travail) ;
  • Dans le cas où mon fichier contient déjà une licence, je veille à choisir la même licence dans le formulaire ;
  • Dans le cas où mon fichier n’en contient pas, je choisis alors librement la licence pour déterminer dans quelles conditions mon travail pourra être réutilisé.

Comment affiner la suggestion de dépôt ?

Pour ajuster les critères de collecte :

  1. CLIQUER sur l'onglet "Configuration".
  2. Dans la section "Critères de la suggestion", DÉSACTIVER les critères qui vous semblent les moins pertinents parmi Nom/Prénom, ORCID, Affiliations, Disciplines ou Co-auteurs.
  3. ACTIVER ceux qui vous intéressent, en particulier l'ORCID
  4. ENREGISTRER vos modifications.
  5. RETOURNER sur l'onglet "Suggestions" pour voir les éventuelles nouvelles suggestions.

Note

La mise à jour de la base des suggestions étant mensuelle, des suggestions pourront correspondre à vos critères ultérieurement.

Pour être notifié automatiquement :

  1. CLIQUER sur l'onglet "Configuration".
  2. SELECTIONNER "Recevoir les notifications=Oui".
  3. CLIQUER sur "Enregistrer".

Que faire si les publications suggérées sont celles d'un homonyme ?

  1. CLIQUER sur "Supprimer la suggestion"
  2. ALLER dans la section "Configuration".
  3. REGARDER de près les critères que vous avez sélectionnés. Si vous en avez choisi trop, vous pourriez avoir moins de résultats.
  4. MODIFIER vos critères si besoin.

Que faire si le fichier suggéré ne correspond pas à la publication ?

Le lien fourni par la plateforme source est malheureusement erroné. Si vous disposez du fichier contenant le texte intégral de la publication, vous pouvez IMPORTER votre propre fichier.

Que faire si l'import a échoué ?

Vous avez ce message si :

  • Le fichier n’a pas pu être récupéré automatiquement sur la plateforme où il est diffusé en libre accès. Vous pouvez essayer de télécharger manuellement ce fichier en cliquant sur Voir le fichier suggéré puis en sélectionnant Importer mon propre fichier,
  • HAL a rencontré un problème au moment de l’import. Le problème est évalué par l’équipe technique. La suggestion vous sera proposée à nouveau après résolution.

Que faire si aucune publication ne m'est suggérée ?

Si la suggestion de dépôt indique "Aucune publication en libre accès sur une autre plateforme n’a été trouvée pour le moment.", plusieurs raisons sont possibles :

  • Vos publications sont déjà présentes sur HAL.
  • Vos publications ne sont pas librement accessibles sur d'autres sites (accès payant ou sur abonnement).
  • Les fichiers sont en accès libre mais ne sont pas au format PDF.
  • Vérifiez les conditions de réutilisation de vos publications : celles-ci doivent disposer d'une autorisation de réutilisation (comme une licence Creative Commons par exemple).

Présentation détaillée

La liste des suggestions que chaque utilisateur est spécialement conçue pour lui. Elle est basée sur :

  • Les informations suivantes : nom, prénom, affiliation et discipline (si renseignés).
  • Les préférences: il est possible de choisir d'inclure ou non certains critères (comme votre ORCID) pour affiner les critères de la requête.

Quels types de documents peuvent être suggérés

Les publications suggérées peuvent être tout type de document, à partir du moment où il dispose d'un DOI.

HAL suggère des documents à importer uniquement si une licence Creative Commons est présente dans les métadonnées d’origine et si le fichier est en accès libre. Dans le cas contraire, seules les informations relatives à la publication sont importées et c'est à l'utilisateur de charger lui-même son fichier.

Comment sont produites les suggestions

HAL s’appuie sur une base de données réalisée par l’INIST, mise à jour une fois par mois.

Production des suggestions

Cette base est constituée grâce à aux actions suivantes :

  1. Identification de la production scientifique française en utilisant openAlex. Seuls les DOI de ces publications sont récupérés à cette étape.
  2. A partir de ces DOI, récupération des métadonnées bibliographiques dans CrossRef, Pubmed et HAL.
  3. Création d'une notice unifiée à partir des métadonnées précedemment récupérées en appliquant des règles spécifiques pour déterminer quelles métadonnées doivent être conservées.
  4. Enrichissement des métadonnées avec les disciplines HAL et l'identifiant RNSR.
  5. Enrichissement avec des informations complémentaires collectées à partir de Unpaywall sur l'accès ouvert ou pas, la plateforme source et son type (ex : archive ouverte, revue, etc.).

Les affiliations des auteurs proviennent soient des notices unifiées de la base de l'INIST soit des informations reneignées dans le profil HAL.

Les suggestions sont produites à partir des critères choisis dans le panneau "Configuration" :

Critère de collecte Définition
Nom prénom La recherche se fait automatiquement sur le prénom et le nom du profil de l’utilisateur. Sélectionner “Non” n’est intéressant que si vous avez un homonyme publiant aussi des travaux de recherche, ou si votre nom est très courant ; choisissez alors un ou plusieurs autres critères plus pertinents.
ORCID En sélectionnant Oui, la collecte prend en compte l’ORCID associé à l’idHAL. Cet ORCID devra être présent dans les métadonnées décrivant la/les publication(s) pouvant être importées.
Affiliations En sélectionnant Oui, la collecte prend en compte la ou les affiliations présentes dans le profil. Cette affiliation (ou au moins une des affiliations du profil) devra être présente dans les métadonnées décrivant la/les publication(s) pouvant être importées.
Disciplines En sélectionnant Oui, la collecte prend en compte la ou les disciplines présentes dans le profil. La ou les disciplines devront correspondre aux métadonnées décrivant la/les publication(s) pouvant être importées. Cette information est utile si vous avez un homonyme publiant des travaux dans une autre discipline que la vôtre. Les publications de votre homonyme ne vous seront ainsi pas proposées.
Co-auteurs Si ce critère est activé, seront exclus des suggestions les documents qui n'ont pas comme auteurs, au moins 1 coauteur connu dans HAL.

Contexte du projet

Ce nouveau service est le premier livrable du projet Equipex+ HALiance, dont il est un axe majeur. Il est aussi inscrit parmi les mesures du deuxième Plan National pour la science ouverte pour faciliter l’appropriation de la plateforme par les chercheur.es, et leur permettre ainsi de se conformer aux incitations ou obligations de dépôt, qu’elles émanent de leur institution de rattachement ou des agences qui financent leurs recherches.

Fin 2025, une évolution du service de suggestion a permis un élargissement des publications suggérées en mettant à disposition non seulement les fichiers en accès libre mais également les métadonnées des publications qui ne le sont pas. Cela permet aux déposants.es de gagner du temps sur la complétion du formulaire de dépôt.

Sources